Cuatro soluciones para eventos virtuales que funcionan

Cómo son los formatos que mejor están resultando en los eventos virtuales de este otoño. Marcarán la diferencia de calidad en los congresos científicos online de 2021.

En algunos eventos nuestra prioridad es mantener la atención de la audiencia durante la charla y en otros es facilitar la interacción de los participantes. Unas veces es importante que el ponente brille y su mensaje cale, mientras otras lo que queremos es que nuestro producto impacte. Pero siempre que nos enfrentamos a la organización de un evento, nuestro pensamiento se resume en una frase: que todo funcione.

Que todo funcione significa que la tecnología no nos deje «vendidos» en cualquier momento, que no falle la conexión, que la pantalla muestre lo previsto, que la presentación entre a tiempo, que las aportaciones de los asistentes lleguen… ¿Quién no se ha sentido vulnerable en esta época de eventos virtuales?

Que todo funcione depende en gran medida de que hayamos escogido la herramienta más adecuada para el tipo de evento, y no estamos hablando solo de tecnología. Que todo funcione depende sobre todo de que hayamos preparado nuestro congreso o reunión a conciencia.

Describimos las cuatro fórmulas que más solicitan los convocantes de reuniones y eventos online de cara al próximo año en el sector de la salud y cuándo utilizar cada una de estas soluciones para eventos virtuales.

Videoconferencias

Se realizan a diario en las organizaciones para trabajar en equipo y, a estas alturas de la pandemia, todos tenemos una colección de anécdotas. Aunque al principio del confinamiento algunos problemas de seguridad provocaron que las empresas desconfiaran de estas herramientas, una vez resueltos, se han vuelto a hacer imprescindibles. Tienen muchas ventajas para las reuniones internas y externas, sobre todo porque son ágiles para el día a día: ya estamos duchos en su manejo y vamos eliminando malos usos y abusos. Todo indica que esos paneles llenos de caras se quedarán mucho tiempo entre nosotros.

¿Cuándo usarlas? Son ideales para talleres prácticos y reuniones donde prima la interacción. En pequeños simposios o congresos (hasta 300 asistentes) cuentan con algunas opciones muy interesantes: compartir pantalla, chat público y privado, dividir la reunión en grupos más pequeños en varias salas, poner fondos virtuales personalizados, hacer encuestas a tiempo real, grabar las sesiones…

¿Cómo ayuda Inneva Pharma? El servicio completo incluye un facilitador de la reunión, centro de atención al usuario, resolución de incidencias, break out rooms, adaptación del diseño, herramientas de cocreación…

Retransmisión streaming

Con ella centramos la atención en los conferenciantes, hasta un total de 8. Los ponentes en remoto pueden compartir su presentación, imágenes, mapas mentales o un muro de cocreación mientras continúan hablando en una ventana de la pantalla. Los asistentes no ven las caras del resto de espectadores y no se distraen con gestos o sonidos ajenos a la charla. ¡No hace falta pedir que cierren sus micrófonos! Escuchan las ponencias y dejan sus comentarios en cualquier momento sin provocar interrupciones. En nuestra mano está el introducir esas aportaciones a tiempo real o dejar una ronda de preguntas para el final.

¿Cuándo usarla? Por la capacidad ilimitada de asistentes y la opción de mantener varias agendas simultáneas, esta opción es idónea para reproducir en remoto la agenda de un congreso presencial, mesas de debate, simposios, master class y seminarios.

¿Qué hace Inneva Pharma? Ofrece el soporte técnico, con enlaces diferenciados para los asistentes y los ponentes, un facilitador para dar paso ordenadamente a los ponentes y moderar las preguntas, integración de herramientas, pizarra digital, grabación de las sesiones…

Streaming con plató

Es la menor opción para un evento de relevancia, que los espectadores verán como si fuera un telediario. Con la técnica de chroma key proyectamos imágenes fijas o de vídeo personalizadas, que se mostrarán detrás del ponente. Podemos colocar delante una mesa virtual donde el orador deja un producto físico, o varias pantallas laterales donde otros ponentes intervienen. Las opciones son muchas y ¡la resolución de la imagen es brutal!

Es una manera de dar mayor relevancia al encuentro, incluyendo las opciones anteriores, incluso combinando con un evento en el que hay algunos asistentes presenciales y otros en remoto. Es la opción más atractiva para el plenario o el aula magna en los grandes congresos virtuales.

Desde Inneva Pharma elaboramos los fondos para la ocasión, os acompañamos en plató, nos encargamos de la realización y creamos una landing page completa para acceder al congreso, inscribirse y verlo grabado posteriormente.

Reuniones virtuales en un entorno 3D

Los participantes personalizan su avatar y acceden con él a un entorno por el que se mueven como si estuvieran en un video juego. Interactúan con sus compañeros de forma parecida a la vida real y ¡la sensación es de máxima cercanía! Los asistentes pueden participar en diferentes actividades: mesas de debate, pósteres científicos, votaciones, advisory boards, puntos de información de valor…

Para los ponentes se ofrecen diferentes tipos de escenarios y recursos formativos, funcionalidades como compartir pantalla o webcam, que se proyecta en un panel. Permiten mantener simultáneamente auditorios de cientos de espectadores, ferias showrooms, dinámicas de juegos y trabajo colaborativo como post-it, escape room, bricks… Frente a otras plataformas de formación online, el entorno 3D recrea en los participantes emociones similares a las de las sesiones presenciales: la experiencia del usuario es única y realmente motivadora.

¿Qué hace Inneva Pharma? Preparación de un entorno privado customizado, la carga de contenidos, el registro de usuarios, el servicio de atención y la resolución de incidencias para los asistentes y el facilitador de la reunión.

A la vista de estas soluciones, queda claro que hay más opciones de las que habíamos imaginado para que todo funcione como queremos.
La época de los experimentos apresurados pasó con la primera ola de la pandemia. Ya no tenemos excusa para hacer las cosas a la ligera, porque nuestra audiencia no lo merece. Mima el diseño, la planificación y la organización de tu próximo evento virtual. No dudes en pedir información.